Krankenquote berechnen: Formel und Excel-Auswertung

Die Grundformel und ihre vier Varianten

Gesetzlich definiert ist die Krankenquote nicht. Jede Rechnung ist deshalb nur so aussagekräftig wie die Festlegung, was gezählt wird. Die Grundform setzt die ausgefallene Zeit ins Verhältnis zu der Zeit, die nach Arbeitsvertrag und Dienstplan hätte geleistet werden sollen. Je nach Einheit entstehen vier gebräuchliche Varianten:

Die stundenbasierte Rechnung ist die genaueste, weil sie automatisch nach Vollzeitäquivalenten gewichtet: Eine Teilzeitkraft mit vier Stunden Sollzeit trägt einen Krankheitstag mit vier Stunden ein, nicht mit einem vollen Tag. Die Kopfzahl-Näherung ist das Gegenteil – sie unterstellt, dass jede Person an jedem Arbeitstag des Monats Soll hat, und unterschätzt die Quote, sobald Teilzeit im Team ist. Wer die Kennzahl nur intern über die Zeit vergleicht, kann jede Variante nutzen, solange sie nicht wechselt. Wer sich mit veröffentlichten Werten vergleicht, muss die Variante der Quelle übernehmen.

Krankenquote, Fehlzeitenquote, Ausfallquote

Die drei Begriffe werden oft vermischt. Für eine belastbare Auswertung lohnt es sich, sie im eigenen Betrieb schriftlich abzugrenzen und die Abgrenzung auf dem Auswertungsblatt zu vermerken:

• Krankenquote: nur Arbeitsunfähigkeit wegen eigener Krankheit, einschließlich der Tage ohne ärztliche Bescheinigung, sofern sie als Krankmeldung erfasst sind.
• Fehlzeitenquote: alle ungeplanten Abwesenheiten – neben Krankheit etwa Kinderkrankentage, Kur und Reha, unentschuldigtes Fehlen. Urlaub und Fortbildung gehören nicht dazu, weil sie planbar sind.
• Ausfallquote: sämtliche nicht am Arbeitsplatz verbrachte Sollzeit, also einschließlich Urlaub und Fortbildung. Sie ist die Größe, mit der die Personalbedarfsrechnung arbeitet.

Der Unterschied ist erheblich: Eine Krankenquote im mittleren einstelligen Bereich kann mit einer Ausfallquote um 20 Prozent einhergehen, weil Urlaub den größten planbaren Block bildet. Für die Frage, wie viele Personen ein Dienstplan tatsächlich braucht, ist deshalb die Ausfallquote maßgeblich – der Personalbedarf-Rechner rechnet mit genau diesem Zuschlag. Die Krankenquote dagegen ist eine Beobachtungsgröße: Sie zeigt Entwicklungen, sagt aber nichts über einzelne Ursachen.

Die Excel-Struktur: drei Blätter

Eine Krankenquote, die sich jeden Monat ohne Nacharbeit fortschreibt, braucht eine Trennung zwischen Stammdaten, Ereignissen und Auswertung. Alle Formeln greifen auf dieselbe benannte Feiertagsliste zu, die im Beitrag Feiertage in Excel markieren aufgebaut wird.

Das Arbeitstage-Muster ist der Schlüssel für Teilzeit. NETTOARBEITSTAGE.INTL akzeptiert als Wochenendparameter eine siebenstellige Zeichenfolge, die mit Montag beginnt; eine 1 steht für einen freien Tag. "0000011" bedeutet Montag bis Freitag, "0001111" Montag bis Mittwoch. Damit zählt die Funktion für jede Person nur die Tage, an denen sie tatsächlich Soll hat. Als Kürzel genügt eine Personalnummer oder ein Namenskürzel – Klarnamen braucht die Auswertung nicht.

In der Spalte Art stehen feste Kürzel aus einer Datenüberprüfung, etwa K für eigene Krankheit, KK für Kinderkrankentage und R für Reha. Diagnosen gehören nicht in die Tabelle; der Arbeitgeber erhält sie über die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ohnehin nicht.

Die Formeln Schritt für Schritt

Die zentrale Schwierigkeit liegt darin, dass Krankmeldungen Monatsgrenzen überschreiten: Wer vom 28. September bis zum 6. Oktober krankgeschrieben ist, gehört anteilig in beide Monate. Deshalb steht in Zeile 1 des Blatts Abwesenheit über den Spalten H bis S je ein Monatsanfang (01.01.2026, 01.02.2026 …), und jede Zelle darunter schneidet die Krankmeldung auf ihren Monat zu:

Damit nicht für jeden Monat eine eigene Formel geschrieben werden muss, holt =INDEX(Abwesenheit!$H:$S;0;MONAT($B$1)) die passende Monatsspalte; eingesetzt als erstes Argument von SUMMEWENNS rechnet dasselbe Auswertungsblatt jeden Monat, sobald in B1 ein anderes Datum steht. Für die Jahresübersicht genügt eine Tabelle mit zwölf Zeilen, in der je Monat Soll-Tage und Krankheitstage aller Personen summiert werden; die Jahresquote ist dann die Summe der Krankheitstage durch die Summe der Soll-Tage – nicht der Mittelwert der zwölf Monatsquoten, der Monate mit wenigen Arbeitstagen zu stark gewichtet.

Zwei Feinheiten entscheiden über die Genauigkeit. Erstens müssen Eintritte und Austritte im Monat den Nenner verkürzen: Ersetzen Sie dafür in der Soll-Formel den Monatsanfang durch MAX($B$1;Eintritt) und das Monatsende durch MIN(MONATSENDE($B$1;0);Austritt), bei leerem Austritt mit einem Datum weit in der Zukunft. Zweitens zählen Krankheitstage nur an Solltagen – ein Krankheitsfall, der über ein Wochenende läuft, kostet die Teilzeitkraft mit Muster "0001111" eben nur die Montage bis Mittwoche. Genau das erledigt das Muster automatisch.

Beispielrechnung für einen Monat

Die folgenden Werte sind frei erfundene Beispielwerte für ein Team aus sechs Personen im Oktober 2026. Der Monat hat bundesweit 22 Arbeitstage von Montag bis Freitag, weil der Tag der Deutschen Einheit (3. Oktober) und der Reformationstag (31. Oktober) auf einen Samstag fallen.

Aus denselben Daten ergeben sich drei verschiedene Quoten:

• Arbeitstage-basiert: 16 ÷ 122 × 100 = 13,1 Prozent.
• Stunden-basiert: 124 ÷ 888 × 100 = 14,0 Prozent – höher, weil der Langzeitausfall eine Vollzeitkraft betrifft und deren Tage mehr Stunden wiegen.
• Kopfzahl-Näherung: 16 ÷ (6 × 22) × 100 = 12,1 Prozent – zu niedrig, weil Person C mit 22 statt 12 Solltagen im Nenner steht.

Die Beispielquote liegt deutlich über den bundesweiten Werten, und das ist typisch für kleine Teams: Ein einziger zweiwöchiger Ausfall verschiebt die Monatsquote eines Sechs-Personen-Teams um mehrere Prozentpunkte. Aussagekräftig wird die Kennzahl in kleinen Einheiten erst im gleitenden Zwölfmonatsschnitt. Rechnet man im Beispiel nach Kalendertagen – Person D ist vom 12. bis 23. Oktober krankgeschrieben, das sind zwölf Kalendertage einschließlich des Wochenendes –, ergeben sich 18 AU-Kalendertage auf 6 × 31 = 186 Kalendertage, also 9,7 Prozent. Auch diese Zahl ist richtig, sie misst nur etwas anderes.

Vergleichswerte richtig lesen

Die veröffentlichten Krankenstände unterscheiden sich, weil sie verschiedene Grundgesamtheiten und Zählweisen verwenden. Für einen Vergleich mit der eigenen Quote muss die Zählweise übereinstimmen:

Wer seine arbeitstagebasierte Quote neben die Kalendertage der DAK stellt, vergleicht zwei Maßstäbe: 19,5 Kalendertage enthalten Wochenenden und Feiertage innerhalb der Krankschreibungen. Die KM1-Statistik des BMG wiederum ist eine Stichtagsbetrachtung am jeweils Ersten eines Monats. Als Plausibilitätsrahmen taugen alle drei Werte; als Zielwert für den eigenen Betrieb taugt keiner, weil Branche, Altersstruktur und Arbeitsbelastung die Quote stärker prägen als der Bundesdurchschnitt.

Bradford-Faktor: was er misst und was dagegen spricht

Neben der Quote kursiert in der Personalpraxis der Bradford-Faktor, der aus dem britischen Personalmanagement stammt. Er gewichtet häufige kurze Ausfälle stärker als seltene lange: B = S² × D, wobei S die Zahl der Krankheitsfälle und D die Zahl der Krankheitstage einer Person in einem Bezugszeitraum ist, meist rollierend 52 Wochen. Ein Fall mit zehn Tagen ergibt 10 Punkte, fünf Fälle mit je einem Tag ergeben 125 Punkte. Technisch lässt er sich mit den Fallzahlen aus ZÄHLENWENNS und den Tagen aus SUMMEWENNS berechnen: =Fälle^2*Tage.

Gegen den Einsatz in deutschen Betrieben sprechen gewichtige Gründe. Der Faktor ist ein personenbezogener Wert aus Gesundheitsdaten, also eine Verarbeitung besonderer Kategorien nach Art. 9 DSGVO, die erforderlich und verhältnismäßig sein muss. Er bewertet das Verhalten einzelner Beschäftigter, was in Betrieben mit Betriebsrat die Mitbestimmung auslöst. Und er unterscheidet nicht zwischen den Ursachen – eine chronische Erkrankung oder ein Kind mit wiederkehrenden Infekten erzeugen dieselben Punkte wie jedes andere Muster. Sinnvoller als ein Punktwert ist der Blick auf die gesetzlich vorgesehene Schwelle: Nach § 167 Abs. 2 SGB IX muss der Arbeitgeber ein betriebliches Eingliederungsmanagement anbieten, wenn Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig sind. Das Bundesarbeitsgericht versteht „innerhalb eines Jahres“ als die zurückliegenden zwölf Monate, nicht als Kalenderjahr (BAG, 18.11.2021 – 2 AZR 138/21). In Excel lässt sich das als rollierende Summe abbilden; die Zählweise der sechs Wochen sollte im Betrieb festgelegt und im Zweifel rechtlich geprüft werden.

Datenschutz und Mitbestimmung

Eine Krankenquote auf Team- oder Betriebsebene ist eine aggregierte Kennzahl. Die Tabelle dahinter ist es nicht: Sie enthält je Person Daten über Arbeitsunfähigkeit, und das sind Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO. Ihre Verarbeitung ist im Beschäftigungsverhältnis nur zulässig, soweit sie für arbeitsrechtliche Pflichten erforderlich ist (Art. 9 Abs. 2 Buchst. b DSGVO, § 26 Abs. 3 BDSG) – etwa für die Entgeltfortzahlung nach § 3 EFZG oder das Eingliederungsmanagement. Für die Excel-Datei folgen daraus vier praktische Regeln:

• Zugriff beschränken: Die Datei mit den Einzelzeilen gehört in einen Ordner, auf den nur die Personalverwaltung zugreift – nicht in die Dienstplan-Datei, die das ganze Team sieht. Blattschutz ist kein Zugriffsschutz, er verhindert nur versehentliche Änderungen.
• Nur Aggregate weitergeben: Führungskräfte und Gremien erhalten die Quote je Team und Monat, keine Personenzeilen. In sehr kleinen Teams kann schon die Teamquote Rückschlüsse auf Einzelne erlauben.
• Keine Diagnosen, keine Freitextfelder: Kürzel für die Art der Abwesenheit genügen. Kommentare wie „Rücken“ haben in der Tabelle nichts zu suchen.
• Löschfristen festlegen: Einzeldaten werden nur so lange aufbewahrt, wie sie für den Zweck gebraucht werden; für die Langzeitbeobachtung reichen die aggregierten Monatswerte.

Hinzu kommt das Betriebsverfassungsrecht. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bestimmt der Betriebsrat bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen mit, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind. Das Bundesarbeitsgericht hat klargestellt, dass auch alltägliche Standardsoftware wie Excel darunter fallen kann und es auf eine Geringfügigkeitsschwelle nicht ankommt (BAG, 23.10.2018 – 1 ABN 36/18). Eine personenbezogene Fehlzeitenauswertung in Excel sollte deshalb in Betrieben mit Betriebsrat vorab abgestimmt und idealerweise in einer Betriebsvereinbarung geregelt werden.

Wo Excel an seine Grenzen kommt

Die beschriebene Struktur trägt für Teams bis zu einer Größe, in der eine Person die Krankmeldungen zuverlässig selbst einträgt. Die Schwachstellen liegen nicht in den Formeln, sondern in der Datenpflege:

• Doppelte Erfassung: Krankmeldungen landen zuerst im Dienstplan, dann in der Abwesenheitsliste. Jede Abweichung zwischen beiden verfälscht die Quote.
• Folgebescheinigungen: Ob eine Meldung ein neuer Fall oder eine Fortsetzung ist, muss von Hand markiert werden. Ein vergessenes „ja“ verdoppelt die Fallzahl.
• Rechteverwaltung: Excel kennt keine zeilengenauen Rechte. Wer die Datei öffnen darf, sieht alle Personen.
• Historie: Nachträgliche Änderungen sind ohne Versionsverlauf nicht nachvollziehbar – bei Daten, die für die Entgeltfortzahlung oder das Eingliederungsmanagement relevant sind, ein echtes Risiko.

Wer die Abwesenheiten bereits im Urlaubsplan führt, kann die Krankmeldungen dort mit eigenem Kürzel erfassen und die Auswertung darauf aufsetzen; die Jahresmatrix dafür zeigt der Beitrag Urlaubsplaner in Excel bauen. Ab wann sich eine zentrale Lösung mit Rollen und Protokoll gegenüber der Tabelle rechnet, beschreibt der Beitrag Excel-Vorlage oder App.

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Die benannte Feiertagsliste für alle Formeln entsteht im Beitrag Feiertage in Excel markieren, die Sollstunden-Logik mit NETTOARBEITSTAGE.INTL vertieft der Beitrag Arbeitszeitkonto in Excel führen. Wie sich eine gemessene Ausfallquote in Personalbedarf übersetzt, rechnet der Personalbedarf-Rechner; fertige Arbeitsmappen stehen in der Vorlagenübersicht.