Kein Bedarfsmodell
Umsatzverlauf, Auftragslage, Kundenfrequenz, Pflegebedarf und Mindestbesetzung je Zeitfenster fließen nicht ein. Die Besetzung ergibt sich allein aus der Rotation.
Excel Vorlagen & Rechner
Dienstplan-Generator für Excel und CSV
Mitarbeiterzahl, Teams, Woche und Schichtmodell eingeben und sofort eine bearbeitbare XLSX- oder CSV-Datei herunterladen.
Direkte Antwort
Der kostenlose Dienstplan-Generator baut aus Mitarbeiterzahl, Teams, Wochenbeginn und Schichtmodell eine vollständige Kalenderwoche und exportiert sie als echte XLSX-Arbeitsmappe oder als CSV mit Semikolon-Trennung. Beide Dateien öffnen sich direkt in Excel, LibreOffice Calc und Google Sheets und lassen sich anschließend mit eigenen Formeln, Filtern und Pivot-Tabellen weiterverarbeiten. Aufbau und Download laufen vollständig im Browser; es wird nichts hochgeladen.
Das Wichtigste in Kürze
- Eingaben: Wochenbeginn, Anzahl Mitarbeitende (1 bis 100), Teams, Schichtmodell und Betriebstyp.
- Ausgabe: eine Zeile je Person und Tag mit zehn Spalten – Datum, Tag, Mitarbeiter:in, Team, Schicht, Beginn, Ende, Pause, Rolle, Notiz.
- Die XLSX-Datei ist ein echtes Office-Open-XML-Archiv mit fixierter Kopfzeile und Autofilter, kein umbenanntes HTML.
- Die CSV verwendet Semikolon und UTF-8-BOM, damit Excel Spalten und Umlaute ohne Importdialog erkennt.
- Das Ergebnis ist ein Rechenblatt-Entwurf: Stundensummen, Pausen- und Ruhezeitprüfung ergänzen Sie selbst.
Lokal im Browser · kein Upload
Dienstplan-Gerüst erstellen
Der Generator erzeugt eine rotierende Beispielwoche. Namen, Rollen und Schichten können anschließend in Excel oder einer Tabellenkalkulation angepasst werden.
Mit Komma trennen.
Das Ergebnis ist ein bearbeitbares Planungsgerüst, keine automatische oder rechtlich geprüfte Personaleinsatzplanung.
Wie erzeugt der Generator die Excel-Datei?
Die Arbeitsmappe entsteht im Browser. Beim Klick auf „Excel (.xlsx) herunterladen“ baut das Skript die einzelnen Bestandteile eines Office-Open-XML-Pakets zusammen – workbook.xml für die Mappe, sheet1.xml für das Tabellenblatt, styles.xml für die Kopfzeilenformatierung – und packt sie mit CRC32-Prüfsummen zu einem ZIP-Archiv. Genau das ist eine XLSX-Datei. Es wird also keine HTML-Tabelle umbenannt und keine Datei von einem Server geladen.
Das Blatt kommt mit einer fixierten Kopfzeile und einem Autofilter über alle zehn Spalten. Makros, externe Verknüpfungen und Verbindungen nach außen enthält die Datei nicht. Alle Zellen werden als Textwerte geschrieben – das ist für die Weiterverarbeitung wichtig und weiter unten beschrieben. Die CSV-Variante nutzt Semikolon als Trennzeichen und ein UTF-8-BOM, damit Excel in deutscher Spracheinstellung Spalten und Umlaute ohne Importdialog richtig erkennt.
Welche Werte gehören in welches Feld?
| Feld | Was hineingehört | Typischer Fehler |
|---|---|---|
| Wochenbeginn | Das Kalenderdatum des ersten Plantags. Von dort zählt der Generator sieben Tage weiter. | Ein Datum mitten in der Woche wählen und sich über verschobene Wochentage wundern. |
| Anzahl Mitarbeitende | Die Zahl der benötigten Planzeilen zwischen 1 und 100 – nicht die gesamte Kopfstärke des Betriebs. | Aushilfen mitzählen, die in dieser Woche gar nicht eingeplant werden. |
| Teams oder Abteilungen | Eine kommagetrennte Liste. Die Platzhalter werden reihum auf die Teams verteilt. | Mit Schrägstrich statt Komma trennen – dann entsteht nur ein einziges Team. |
| Schichtmodell | Tagschicht 08:00–16:30, Früh/Spät oder Früh/Spät/Nacht. Die Zeiten sind fest hinterlegt. | Ein Dreischichtmodell wählen, obwohl nachts niemand arbeitet. |
| Betriebstyp | Bestimmt ausschließlich den Dateinamen des Exports, etwa dienstplan-einzelhandel.xlsx. | Erwarten, dass daraus branchenspezifische Rollen oder Zeiten entstehen. |
| Betriebsname | Ein reines Orientierungsfeld im Formular. | Annehmen, der Name stünde später in der Kopfzeile der Arbeitsmappe. |
Wie interpretiert man das erzeugte Raster?
Der Aufbau ist bewusst deterministisch: Gleiche Eingaben ergeben immer dieselbe Datei. Jede Zeile steht für eine Person an einem Tag. Die Spalte Schicht wandert für jede Person mit jedem Tag eine Position im Schichtmodell weiter, sodass Früh-, Spät- und Nachtdienste über die Belegschaft verteilt sind. Jede Person erhält genau zwei freie Tage pro Woche; welche das sind, hängt von der Zeilennummer ab. Die Spalte Pause steht pauschal auf 30 Minuten, Rolle und Notiz bleiben leer, weil beides der Betrieb entscheidet.
Ein Punkt verdient besondere Aufmerksamkeit: Im Dreischichtmodell folgt in der Rotation rechnerisch auf eine Nachtschicht mit Ende 06:30 unmittelbar eine Frühschicht mit Beginn 06:00. Das ist kein Fehler im Export, sondern der sichtbarste Beleg dafür, warum ein automatisch verteiltes Raster vor der Freigabe geprüft und korrigiert werden muss.
Wie rechnet man mit dem Export in Excel weiter?
- 1
Zeitspalten in echte Uhrzeiten wandeln
Der Export schreibt alle Zellen als Text. Markieren Sie die Spalten Beginn (F) und Ende (G) und weisen Sie das Zeitformat hh:mm zu oder wandeln Sie mit ZEITWERT um. Ohne diesen Schritt liefern Differenzformeln keinen Wert.
- 2
Nettostunden berechnen
In eine neue Spalte K kommt
=REST(G2-F2;1)*24-H2/60. REST fängt Schichten über Mitternacht ab, H2 ist die Pause in Minuten. Formatieren Sie die Spalte als Zahl mit zwei Nachkommastellen. - 3
Wochenstunden je Person bilden
Mit
=SUMMEWENN($C:$C;$C2;$K:$K)die Stunden je Mitarbeiter:in summieren und gegen die vertragliche Wochenarbeitszeit stellen. Abweichungen fallen erst hier auf, nicht im Raster. - 4
Besetzung prüfen
Über den bereits gesetzten Autofilter nach Datum und Schicht filtern oder eine Pivot-Tabelle mit Datum in den Zeilen und Schicht in den Spalten aufbauen. So wird sichtbar, an welchen Tagen die Besetzung dünn wird.
- 5
Echte Daten einsetzen
Die Platzhalter „Mitarbeiter 1“ durch reale Namen ersetzen, Rolle und Notiz füllen und die Datei mit Versionsnummer und Freigabedatum speichern.
Praxisbeispiel: Filiale mit neun Mitarbeitenden
Angenommen, eine Filiale plant neun Mitarbeitende in den Teams „Verkauf“ und „Kasse“ im Modell Früh/Spät, Wochenbeginn Montag. Der Generator erzeugt 9 × 7 = 63 Datenzeilen zuzüglich Kopfzeile. Davon sind 45 Dienstzeilen und 18 Frei-Zeilen, denn jede Person bekommt exakt zwei freie Tage.
Früh läuft von 06:00 bis 14:30, Spät von 14:00 bis 22:30 – jeweils 8,5 Stunden brutto. Abzüglich der eingetragenen 30 Minuten Pause bleiben 8,0 Nettostunden je Dienst. Fünf Dienste ergeben 40,0 Wochenstunden pro Person. Bei einer vertraglichen 37,5-Stunden-Woche liegt das Raster damit 2,5 Stunden zu hoch – eine Abweichung, die erst die Summenformel aus Schritt 3 sichtbar macht.
Auch die Verteilung lohnt einen zweiten Blick: Weil die freien Tage nach Zeilennummer versetzt werden, sind an den ersten Wochentagen sieben Personen eingeteilt, gegen Ende der Woche nur fünf bis sechs. Für den Einzelhandel ist das genau die falsche Richtung. Der Export ist deshalb ein Rechenblatt-Entwurf, den man umsortiert – kein Vorschlag, dem man folgen sollte.
Grenzen des Generators
Der Generator verteilt ein Muster. Vier Dinge kann er aus den fünf Eingaben grundsätzlich nicht ableiten – und eine fünfte Grenze betrifft die Datei selbst.
Keine Arbeitszeitprüfung
Höchstarbeitszeit, Pausenlänge, Ruhezeit zwischen zwei Schichten und Ausgleichszeiträume werden nicht kontrolliert. Die Dreischicht-Rotation erzeugt sogar bewusst prüfbedürftige Übergänge.
Keine Verfügbarkeiten
Teilzeitquoten, Urlaub, Krankheit, Wunschzeiten, Qualifikationen und vertragliche Grenzen sind dem Werkzeug unbekannt.
Keine Formeln in der Datei
Die Arbeitsmappe enthält Werte, keine Berechnungen. Stundensummen, bedingte Formatierung und Datenprüfung müssen Sie ergänzen – oder gleich eine der fertigen Vorlagen nutzen.
Keine Freigabe
Erst ein betrieblicher Prüf- und Veröffentlichungsprozess mit Version, Datum und verantwortlicher Person macht aus dem Export einen gültigen Dienstplan.
Nachprüfbar
Quellen und Methodik
Methodik: Der Generator erzeugt deterministisch ein editierbares Grundraster: gleiche Eingaben ergeben dieselbe Datei. Es findet keine Optimierung, keine Zufallsverteilung und keine Rechtsprüfung statt. Die genannten Beispielrechnungen sind mit den Standardwerten des Formulars nachvollziehbar.
- Arbeitszeitgesetz zu Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeit.
- Aplano Dienstplanung für den Funktionsumfang der digitalen Alternative.
Quellen zuletzt geprüft am 19. Juli 2026. Rechts- und Steuerinformationen sind eine allgemeine Orientierung und ersetzen keine Beratung im Einzelfall.
Fragen aus der Praxis
Häufige Fragen
Ist die erzeugte XLSX eine echte Excel-Datei?
Ja. Der Browser schreibt ein Office-Open-XML-Archiv mit workbook.xml, sheet1.xml und styles.xml und packt es als ZIP mit CRC32-Prüfsummen. Es handelt sich nicht um umbenanntes HTML oder CSV.
Warum rechnet Excel mit den Zeitspalten nicht?
Weil alle Zellen als Textwerte exportiert werden. Weisen Sie den Spalten Beginn und Ende das Zeitformat zu oder wandeln Sie mit ZEITWERT um, dann funktionieren Differenz- und Summenformeln wie gewohnt.
Welches Trennzeichen nutzt die CSV-Datei?
Ein Semikolon, dazu ein UTF-8-BOM. Damit öffnet Excel in deutscher Spracheinstellung die Datei ohne Importdialog und stellt Umlaute korrekt dar. LibreOffice Calc und Google Sheets erkennen das Format ebenfalls.
Enthält die Datei Makros oder externe Verknüpfungen?
Nein. Die Arbeitsmappe besteht aus Werten, einer fixierten Kopfzeile und einem Autofilter. Es gibt keine Makros, keine Verknüpfungen und keine Verbindung nach außen.
Werden meine Eingaben übertragen oder gespeichert?
Nein. Vorschau, CSV und XLSX entstehen im Browser. Es gibt keinen Upload, keine Speicherung und keine Übermittlung von Namen oder Betriebsdaten.
Plant der Generator rechtssicher?
Nein. Er erzeugt ein Grundraster. Höchstarbeitszeit, Pausen, Ruhezeiten, Verträge, Tarifregeln, Mitbestimmung und Qualifikationen müssen vor der Freigabe geprüft werden.
Redaktioneller Hinweis: Betreiber dieser Website ist die Kalibytes GmbH. Produkt-, Preis- und Bewertungsangaben zu Aplano werden anhand der verlinkten Anbieter- und Drittquellen geprüft. Die Einordnung ist auf den Nutzen für Dienstplanungsteams ausgerichtet.