Urlaubsplan Excel Vorlage 2026

Formel für Teilzeit

Urlaub Vollzeit ÷ Arbeitstage Vollzeit × persönliche Arbeitstage. Beispiel: 30 Tage bei fünf Arbeitstagen entsprechen 18 Tagen bei drei Arbeitstagen. Beide ergeben sechs freie Wochen.

Gesetzlicher Rahmen: Mindesturlaub nach dem Bundesurlaubsgesetz

Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt nach § 3 BUrlG 24 Werktage im Kalenderjahr. Werktage sind dabei alle Tage außer Sonn- und Feiertagen — die Zahl bezieht sich also auf eine Sechs-Tage-Woche. Umgerechnet auf die verbreitete Fünf-Tage-Woche entspricht das 20 Arbeitstagen; genau diese Umrechnung leistet das Rechenfeld der Vorlage. Arbeits- und Tarifverträge gewähren häufig mehr, dürfen den gesetzlichen Mindestanspruch aber nicht unterschreiten.

Zwei weitere Regeln des BUrlG sind für die Kontenführung relevant: Der volle Urlaubsanspruch entsteht erstmals nach sechs Monaten Bestehen des Arbeitsverhältnisses (§ 4 BUrlG, Wartezeit); davor und bei unterjährigem Ein- oder Austritt entstehen Teilansprüche. Und der Urlaub ist grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr zu nehmen — eine Übertragung auf das Folgejahr ist nach § 7 Abs. 3 BUrlG nur bei dringenden betrieblichen oder personenbezogenen Gründen zulässig und muss dann in der Regel bis zum 31. März erfolgen. Eine Übertrags-Spalte mit Verfallsdatum macht diese Fälle in der Tabelle sichtbar.

Für unterjährige Fälle sieht § 5 BUrlG eine Zwölftelung vor: Je vollem Monat des Bestehens des Arbeitsverhältnisses entsteht ein Zwölftel des Jahresurlaubs — etwa vor Erfüllung der Wartezeit oder beim Ausscheiden in der ersten Jahreshälfte. Ergeben sich dabei Bruchteile von mindestens einem halben Tag, sind sie auf volle Urlaubstage aufzurunden. Für die Tabelle heißt das: Bei Eintritt oder Austritt im laufenden Jahr sollte der Anspruch nicht pauschal aus dem Vorjahr kopiert, sondern anteilig berechnet und im Feld „Anspruch“ mit einem kurzen Vermerk dokumentiert werden. So bleibt später nachvollziehbar, wie der Wert zustande kam — besonders wichtig, wenn Resturlaub beim Ausscheiden nach § 7 Abs. 4 BUrlG abzugelten ist.

Urlaubsplanung und Dienstplan zusammendenken

Ein Urlaubsplan ist keine isolierte Liste, sondern eine Planungsgrundlage: Jeder genehmigte Tag verändert die verfügbare Besetzung im Dienstplan. Bewährt hat sich ein fester Jahresablauf — Urlaubswünsche früh im Jahr sammeln, Hauptferienzeiten zuerst klären, danach laufend genehmigen. Bei der Vergabe sind nach § 7 Abs. 1 BUrlG die Wünsche der Beschäftigten zu berücksichtigen, es sei denn, dringende betriebliche Belange oder sozial vorrangige Wünsche anderer stehen entgegen; nachvollziehbare, dokumentierte Kriterien beugen hier Konflikten vor.

Praktisch heißt das für die Tabelle: Genehmigte Abwesenheiten sollten sofort in den Dienstplan übertragen werden, Vertretungen gleich mitgeplant und Sperrzeiten für besonders besetzungskritische Wochen vorab kommuniziert werden. Wo Urlaubsliste und Dienstplan getrennt gepflegt werden, ist die vergessene Übertragung der häufigste Fehler — eine Abwesenheit steht dann im Urlaubskonto, die Person aber weiterhin im Plan.